Cloud telefooncentrale maakt thuiswerken voor KMO’s mogelijk

KMO’s beslissen in regel om hun verouderde telefooncentrale te vervangen door … een nieuwe telefooncentrale. Nochtans bestaat er nu software die een telefooncentrale helemaal vervangt. Daarmee is het niet alleen goedkoper telefoneren, maar komen er ook allerlei mogelijkheden voor thuiswerken en beter samenwerken op afstand. Hieronder een aantal overwegingen en praktische tips.

Meer dan telefoneren

Telefoneren volstaat niet als communicatiemiddel. Er gaat veel tijd verloren met onbeantwoorde telefoontjes. Zoek daarom een oplossing voor efficiënt samenwerken. Dat houdt in dat je niet alleen goed communiceert met je collega's op kantoor, maar ook met collega’s op een andere locatie, met klanten en partners. Dat kan met Unified Communications, waarbij je instant messaging (chat), e-mail, telefonie, audio- en videoconferencing samen gebruikt. Dankzij een presence-functie zie je meteen of iemand beschikbaar is en werk je overal samen in realtime, waar je je ook bevindt.

Welke software?

Er zijn slechts twee oplossingen die alle mogelijkheden bieden van Unified Communications en die je toelaten om je oude telefooncentrale compleet te verwijderen: Microsoft Lync en Cisco Jabber. Skype is geen optie, omdat het bestemd is voor particulieren of eenmanszaken en daardoor te weinig mogelijkheden heeft voor KMO’s. Lync en Jabber zijn de enige twee softwaretools op de markt die alle ‘toeters en bellen’ hebben voor professioneel gebruik. Cisco Jabber gebruikt de netwerkapparatuur en is wat duurder, terwijl Lync meer softwaregericht is. Het is ook perfect geïntegreerd met Microsoft Office, zodat het spontaner deel kan uitmaken van de werkomgeving. Bedrijven die al werken met Microsoft, kunnen het best opteren voor Microsoft Lync.

De eerste voorwaarde voor thuiswerken

Mensen laten thuiswerken zonder een software als Microsoft Lync lijkt ons echt geen goed idee. Voor de collega's voelt het dan alsof de thuiswerker niet beschikbaar is. Hij of zij werkt geïsoleerd en is niet betrokken bij het werk op kantoor. Soms willen mensen net thuiswerken om zich ongestoord te kunnen concentreren op een dossier. In dat geval zet je je presence status op ‘niet storen' zodat je collega’s weten dat je tijdelijk niet beschikbaar bent. De thuiswerker zelf kan wel vragen stellen aan collega’s wanneer hij bepaalde informatie nodig heeft.

Andere voordelen van Microsoft Lync

Bij een verhuis naar een andere locatie kunnen medewerkers direct aan de slag, zonder een vaste werkplek of geïnstalleerde kabels en telefoontoestellen. Ook nieuwe of tijdelijke medewerkers kunnen meteen van start gaan.

Voor overleg met klanten en partners hoef je je niet meer telkens te verplaatsen. Efficiënt vergaderen en kennis delen kan op afstand met behulp van videoconferencing en het delen van je pc-scherm. Zo kan je sneller en flexibeler werken en kan je je agenda ook beter indelen.

Waarom instant messaging?

Instant messaging is het perfecte communicatiemiddel om snel iets te vragen aan een collega zonder te veel te storen. E-mail is voor een korte vraag te weinig efficiënt en telefoneren te indringend. Denk vooral niet dat instant messaging uitsluitend geschikt is voor zogenaamd ‘hippe’ bedrijfssectoren als reclame en communicatie. Iedereen die veel samenwerkt met klanten en die intensief gebruikmaakt van pc’s, heeft baat bij instant messaging.

Toch last van drempelvrees? Vraag via een softwareleverancier om een demoversie en probeer Lync een paar weken uit. Als je beslist om naar Lync over te stappen, dan kan je leverancier zorgen voor de integratie van Lync in de bestaande IT-omgeving. Een bedrijf als Orbit One heeft naast die integratie ook aandacht voor change management en opleidingen, geïnspireerd door de eigen ervaring met Lync.

Meer weten over onze
diensten?

Onze verkoopsmedewerkers staan klaar om u geheel vrijblijvend al uw vragen te beantwoorden en samen te zoeken naar een oplossing op maat van uw behoeften.

Klantenservice

Wat kunnen we voor u doen?

+32 3 535 35 35

Maandag - Vrijdag, 8.00 - 18.00

Stuur een e-mail

Reactie binnen 24 uur

Skype gesprek

Maandag - Vrijdag, 8.00 - 18.00