Communicatie als deel van de digitale transformatie
January 28, 2021

Digitale transformatie: bedrijven kunnen er niet meer om heen

Je bent het ongetwijfeld al meerdere malen tegengekomen: bedrijven moeten innoveren en digitaal transformeren. Mede door de pandemie is dit proces in een stroomversnelling gekomen. Bedrijven moesten noodgedwongen hun activiteiten van thuis verder zetten en dat was (zeker in de beginfase) niet altijd zo evident. Maar wat houdt digitaal transformeren nu juist in en op welke manier kan Intellinet jouw bedrijf hiermee helpen?

Digitale en klantgerichte transformatie

“Digitale transformatie is een proces waarin organisaties (en mensen in die organisaties) verwachtingen en kansen van toenemende digitalisering benutten om een stap te zetten naar een meer digitale en flexibele organisatie waarin de klant centraal staat.”

Niet te verwarren met digitalisering. Digitaliseren is namelijk het digitaal maken van analoge en handmatige processen en hierbij gebruik maken van nieuwe en innovatieve technologieën. Digitale transformatie en communicatie zijn wel een belangrijke schakel in dit proces.Een belangrijk aspect hierbij is gebruik van centrale en geautomatiseerde kanalen. Op deze manier wordt het proces zowel voor medewerkers als voor jouw klanten snel, herkenbaar en correct.

De customer journey is veranderd

Er zijn nog veel bedrijven die redeneren vanuit de producten of diensten die zij aanbieden. Met digitale transformatie wordt die strategie geheel omgedraaid en wordt er meer gefocust op klantgericht werken: de klant staat altijd centraal. Als bedrijf moet je continu in contact staan met de doelgroep en interacteren met de klant, om op het juiste moment en via het juiste kanaal in te kunnen spelen op de behoeften en naadloos te kunnen voldoen aan hun verwachtingen.

Hieruit kan je al afleiden dat communicatie een belangrijk aspect is in het proces van digitale transformatie. Of je nu op kantoor of van thuis uit werkt, potentiële klanten verwachten dat jouw bedrijf bereikbaar is. De customer journey – de weg die een consument aflegt om jouw product of dienst aan te schaffen – is door de jaren heen veranderd. Vandaag de dag verwacht een consument een bepaalde vorm van communicatie op elk moment dat hij in aanraking komt met jouw bedrijf. Mis je als bedrijf hierbij belangrijke contactpunten, zal de consument sneller overgaan tot het zoeken naar alternatieven.

Oneindige mogelijkheden met een cloudtelefooncentrale

Zoals eerder vermeldt, is communicatie onmisbaar tijdens de digitale transformatie. Als telecom-operator zoekt Intellinet mee naar de juiste oplossing voor jouw bedrijf, het doel is om je communicatiekanaal meer te gaan stroomlijnen. Zo hebben vele bedrijven reeds een telefooncentrale met verschillende features, maar deze wordt niet volledig of optimaal gebruikt.

Samen zoeken we naar een VoIP-cloudoplossing die zorgt voor het efficiënt behandelen van inkomende oproepen, bijvoorbeeld door middel van callflows: Als iemand naar jouw bedrijf belt en in het keuzemenu kiest voor de afdeling verkoop. Dan wil je natuurlijk ook dat deze oproep bij de juiste personen uitkomt bijvoorbeeld bij de 2 verkopers. Via Call Confirmation kunnen de verkopers ook zelf kiezen of ze deze oproep aannemen of niet: ze kunnen namelijk zelf zien voor welke dienst er wordt gebeld (bv. Verkoop NL). Vervolgens kiezen ze om op te nemen of de oproep te negeren waardoor deze automatisch wordt doorgestuurd naar een andere collega in de wachtrij. Als ook hier niemand opneemt of niemand beschikbaar is, kan het telefoontje nog steeds op jouw voicemail uitkomen die via ‘Voicemail 2 Email’ naar de 2 verkopers wordt doorgestuurd.

Als we het (actuele) voorbeeld van telewerken eens bekijken. Op welke manier kan je er dan voor zorgen dat jouw medewerkers toch nog steeds bereikbaar zijn op hun bedrijfsnummer? Dankzij cloudtelefonie heb je geen fysieke telefooncentrale meer nodig. Deze centrale zit volledig in de cloud of kan geïntegreerd worden in jouw Microsoft Teams omgeving. Op deze manier is het heel makkelijk om ook van thuis uit met je vaste toestel te bellen. Het enige wat je nog moet doen is het toestel mee naar huis nemen en verbinden met het internet. Een andere oplossing hiervoor zou onze vast-mobiele integratie kunnen zijn. Zo kan je de oproepen op uw bedrijfsnummer aannemen via uw mobiele telefoon, maar kan je ook eenvoudig via datzelfde nummer uitbellen. De features die je op jouw vaste toestel gebruikt, kunnen ook eenvoudig worden doorgetrokken naar een GSM. Hierbij spreken we dan over een tijdschema, keuzemenu, het eenvoudig transfereren naar een ander toestel, …

We hebben het al gehad over de permanente bereikbaarheid die klanten vandaag de dag verwachten. Maar wat als de internetverbinding het laat afweten, wilt dit dan zeggen dat jouw bedrijf onbereikbaar is tot dit probleem is opgelost? Neen, door het Failover Systeem van Intellinet wordt ervoor gezorgd dat uw oproepen worden doorgeschakeld naar de door jou gekozen GSM-nummers totdat het probleem is verholpen. Bereikbaar zijn wilt niet enkel zeggen het altijd kunnen beantwoorden van klanten, maar wel de juiste informatie geven wanneer klanten hiernaar opzoek zijn. Zo kan je zelf ook zeer eenvoudig boodschappen opnemen die klanten horen wanneer ze ’s avonds of tijdens de feestdagen bellen.

Om er even een cliché tussen te gooien: meten is weten! Als bedrijf is het zeer interessant om statistieken te hebben over jouw telefooncentrale. Hieruit kan je afleiden wat voor jou belangrijk is: Hoeveel wordt er naar mijn bedrijf gebeld? Waar komen de meeste oproepen binnen? Wie besteed het meeste tijd aan telefoongesprekken en kunnen we dit optimaliseren?

Zoek naar de juiste communicatie-oplossing tijdens uw digitale transformatie

Digitaal transformeren kan complexiteit met zich meebrengen, een expert inschakelen kan hierbij helpen. Samen analyseren we eerst het gedrag van jouw potentiële klanten, zodat we daarna kunnen bekijken op welke manier we hen snel, herkenbaar en correct kunnen verder helpen. Elke sector is anders en heeft verschillende behoeftes. Via Custom Building Blocks kan Intellinet oplossingen op maat bouwen die voldoen aan jouw noden. Op deze manier is er geen overkill aan (ongebruikte) features zoals bij andere all-in-one pakketten dikwijls het geval is.

Vul de checklist in en kijk of jouw bedrijf nood heeft aan digitale transformatie op vlak van communicatie.

Heb je 5 keer of meer ‘Nee’ moeten antwoorden? Dan lijkt het ons een goed idee om eens samen te zitten.
Laat alvast je gegevens achter en dan kijken we samen wat we voor jouw bedrijf kunnen betekenen.