Intellinet

logo

Een mobile-only telefooncentrale, kan dat?

Een mobile-only telefooncentrale, kan dat?

Wordt hybride werken het nieuwe normaal?

“Eén op drie professionals zou het liefst werken van thuis en op kantoor combineren.” (bron: https://www.hln.be/binnenland/hybride-werken-wat-wil-de-belg-nu-eigenlijk~a93103f3/)
Na het volledig thuiswerken door de coronacrisis, is het ‘hybride werken’ nu aan zijn opmars bezig. Maar is dit op vlak van communicatie allemaal haalbaar? Zorg je er dan als bedrijf voor dat je medewerkers overal beschikbaar zijn door mobiele toestellen en abonnementen? Maar wat als ze gebeld worden buiten de werkuren, gaan deze oproepen dan verloren of wordt er verwacht dat jouw medewerkers altijd beschikbaar zijn? Met een mobile-only telefooncentrale bieden we een eenvoudig antwoord op deze vragen.

Hou je work-life balance in evenwicht

Het ‘klassieke’ kantoor is de laatste jaren (en zeker de laatste maanden) enorm hard geëvolueerd. Het is bijna ondenkbaar geworden dat iedere werknemer dagelijks op kantoor aanwezig is en aan zijn of haar bureau zit met een eigen telefoontoestel. Omdat er tegenwoordig vanop verschillende plaatsen mag en kan gewerkt worden, maken bedrijven ook meer en meer gebruik van communicatie via GSM’s in plaats van de vaste toestellen. En hoewel dit allemaal zeer handig lijkt, want je bent namelijk altijd en overal beschikbaar, hadden de features van een telefooncentrale (ookwel PBX of PABX) toch ook een grote meerwaarde. Zo werden bijvoorbeeld inkomende oproepen door middel van een keuzemenu naar de juiste contactpersoon gestuurd of werd de voicemail automatisch geactiveerd na de kantooruren. Misschien begin je als bedrijf toch spijt te krijgen dat je de omschakeling naar mobiele toestellen hebt gemaakt, maar dat is eigenlijk helemaal niet nodig…

Met CloudSIM van Intellinet kan je GSM namelijk ook gebruik maken van alle features die jouw (cloud) telefooncentrale te bieden heeft. Zo’n mobile-only telefooncentrale, wat wil dit nu zeggen in de praktijk?
Wanneer je werkdag er om 18.00u opzit, maar klanten proberen je toch nog te bellen, zal er een berichtje worden afgespeeld met de openingsuren van het bedrijf en de boodschap om later terug te bellen of een voicemail achter te laten. Maar dit wil niet zeggen dat vrienden of familie je niet meer kunnen bereiken. Dankzij de 2 gekoppelde nummers (zowel zakelijk als privé) ben je dus wel privé nog na 18.00h beschikbaar, maar niet meer voor het werk. Hetzelfde geldt voor het uitbellen met je mobiele nummer, hierbij heb je zelfs nog meer keuze. Met je privénummer bel je naar vrienden en familie, zoals je gewoon bent. Voor zakelijke telefoontjes heb je nog de keuze om je rechtstreeks nummer uit te sturen of om ervoor te zorgen dat de ontvanger het algemene bedrijfsnummer ziet.
Op feest- of sluitingsdagen wordt er op je vaste toestel een berichtje afgespeeld, bij CloudSIM is dit ook geen enkel probleem. In enkele klikken heb je dit opgenomen en actief gezet, zodat je medewerkers op hun vrije dagen ook niet gestoord worden.

Dankzij deze kleine automatisaties houden je collega’s hun werk en privé mooi gescheiden. Wat positief is voor je medewerkers, zal zich ook positief naar je bedrijf vertalen.

De juiste features zorgen voor meer efficiëntie

Eén van de meest gebruikte opties van een telefooncentrale is het eenvoudig transfereren naar collega’s, maar via een mobiel toestel gaat dit natuurlijk niet… of toch?
Het kan altijd voorkomen dat je iemand aan de lijn hebt die eigenlijk op zoek is naar een collega van een andere dienst, bijvoorbeeld van het salesteam. Met CloudSIM hoef je niet steeds de gegevens van de beller noteren, maar transfereer je even eenvoudig als met je vaste toestel. Een extra handigheid hierbij is dat je de beschikbaarheid van je collega’s weet, zo ben je zeker dat je jouw beller met een beschikbare medewerker in contact kan brengen.

Eén van de diensten die ook voor Corona al veelvuldig gebruik maakten van mobiele toestellen is het salesteam. Aangezien zij dikwijls onderweg zijn, is een mobiel toestel voor hen handiger als een vast toestel. Maar ook hier komt een telefoon niet altijd even goed uit, bijvoorbeeld wanneer ze net aankomen bij een klant. Met de feature Call Accept kan hij of zij eenvoudig beslissen om een oproep aan te nemen of om deze oproep af te laten handelen door de volgende collega in de voorgeprogrammeerde call flow. Zo hoef je jouw klant niet te laten wachten en kan de beller snel door een collega worden verder geholpen.

Een mobile-only telefooncentrale die is geboren en getogen in de cloud

Net zoals bij onze cloud telefooncentrales voor vaste toestellen kunnen wij ook jouw mobiele telefooncentrale vanop afstand helemaal instellen naar jouw wensen en noden, zonder dat we ter plaatse moeten komen. Met onze Custom Building Blocks stellen we in samenspraak met jou de juiste cloudoplossing samen voor jouw bedrijf, zonder dat er een overkill is aan (ongebruikte) features en kosten.
We willen hier natuurlijk niemand aanzetten tot het vervangen van alle vaste toestellen in het bedrijf, want onze mobiele cloudoplossing is namelijk volledig integreerbaar in jouw vaste telefonie. Als we dan toch evolueren naar ‘hybride werken’ is de stap naar ‘hybride communicatie’ ook snel gezet, of niet soms?

Heb je graag nog meer info over een mobile-only telefooncentrale?

Laat dan zeker je gegevens achter via onze contactpagina of

plan hier rechtstreeks een videogesprek in met een van onze specialisten.

Direct Routing in Microsoft Teams

Direct Routing in Microsoft Teams

Door de integratie van de Intellinet telefonie-oplossing (Direct Routing) in Microsoft Teams, versmelt je online vergadertool en telefooncentrale tot één platform

Sinds de invoering van de quarantainemaatregelen ondervinden heel wat bedrijven dat de overgang naar thuiswerken stroef verloopt, voornamelijk op vlak van telefonie. De typische communicatie set-up in het pré-corona tijdperk bestond vaak uit een klassieke telefooncentrale die opereerde naast een digitale vergadertool zoals Microsoft Teams. Nu werknemers vaker thuis zitten, komen de pijnpunten van deze tweedelige communicatiestructuur aan het licht omdat de functionaliteit van de telefooncentrale volledig wordt gepasseerd.

All-in-one communicatiesysteem

Microsoft Teams, dat is de ideale tool om bestanden te delen, te chatten, te vergaderen en op een vlotte manier in kleine of grote teams online samen te werken. Dit kan bovendien vanop verschillende devices. Elke gebruiker kan kiezen om deel te nemen aan een gesprek via z’n laptop, smartphone, videoscherm, bureautelefoon of headset. De naadloze integratie van andere Office 365 applicaties zorgt er bovendien voor dat alle collaboratie perfect gecentraliseerd verloopt. Perfect? Niet helemaal. Want tot dusver beperkte dat samenwerken zich tot Microsoft Teams gebruikers onderling. Telefonische contacten met andere klanten of vestigingen verliepen nog steeds via een klassieke telefooncentrale waardoor er binnen één bedrijf gebruik werd gemaakt van twee parallelle structuren die nooit met elkaar communiceerden.

 

Door telefonie te integreren in Microsoft Teams, maakt Intellinet van deze tool een all-in-one communicatiesysteem dat niet langer uitsluitend dient voor interne communicatie tussen Teams gebruikers, maar waarbij ook wereldwijd inkomende en uitgaande gesprekken met alle vaste en mobiele nummers kunnen gevoerd worden. Intellinet, specialist in zakelijke telefonie en onderhoudsvrije telefooncentrales in de cloud, heeft z’n diensten officieel gecertificeerd en zal de integratie van de telefonie functionaliteiten in Microsoft Teams (het zogeheten Direct Routing) voor z’n rekening nemen.

Met Direct Routing in Microsoft Teams wordt dit je cloud-telefooncentrale

De coronamaatregelen hebben dan wel de communicatie problematiek bij veel bedrijven aan het licht gebracht, de overschakeling naar een gecentraliseerd systeem voor zowel telefonie als online vergaderen zal ook na de corona crisis z’n waarde blijven bewijzen. Door al je interne en externe communicatie via één platform te laten lopen, neemt de flexibiliteit van je bedrijf enorm toe. Om te beginnen bij je telewerkers. Momenteel zijn thuiswerkers voor hun telefonie volledig aangewezen op hun persoonlijke toestellen. De fysieke telefooncentrale op kantoor dient enkel nog om oproepen door te schakelen naar thuistelefoons en smartphones. Veel functies, die cruciaal zijn voor de dagelijkse communicatie, vallen op die manier weg. Denk maar aan tijdsgebonden gespreksroutering, wachtrijen, keuzemenu’s, het opbellen van klanten met vertoning van het kantoornummer, oproepen transfereren naar beschikbare collega’s, enzovoort.

 

Met de Direct Routing-oplossing van Intellinet in Microsoft Teams behoud je al deze functionaliteiten. Bovendien gebeurt alles in the cloud, wat voor bedrijven met meerdere vestigingen een grote impact heeft op de kostenefficiëntie.

 

Afzonderlijke, fysieke telefooncentrales worden immers vervangen door één overkoepelend online communicatiesysteem, waardoor de individuele beheers- en onderhoudskosten wegvallen. Het gebruik van één intern platform voor alle communicatie betekent ook een naadloze samenwerking tussen filialen, met een grotere transparantie tot gevolg.

De voordelen van Intellinet als service provider

Intellinet staat in voor de telefoon integratie in Microsoft Teams, en draagt daarbij zorg voor essentiële zaken zoals de permanente bereikbaarheid van noodnummers. Maar Intellinet biedt ook nog een unieke service die ervoor zorgt dat je communicatielijnen nooit volledig wegvallen.

 

Elk bedrijf krijgt wel eens te maken met netwerkstoringen. Soms duurt dit slechts enkele minuten, maar in het ergste geval ben je een hele dag of langer je internetconnectie kwijt. Om deze ongemakken tot een minimum te beperken, kan Intellinet tijdelijk overschakelen naar een survivability modus. Concreet betekent dit dat zelfs wanneer je de connectie met je Microsoft Teams account verliest, je nog steeds bereikbaar bent via je gsm of bureautoestel.

Infrastructuur vereisten voor Direct Routing

Is er dan helemaal geen bijkomende hardware nodig voor deze telefonie integratie? Toch wel. Een Session Border Controller (netwerkapparatuur) is in principe vereist. Intellinet biedt deze apparatuur echter standaard aan in de cloud, wat betekent dat er geen meerkosten aan verbonden zijn voor jou. Zo bespaar je zowel op aankoop, installatie als onderhoud. Het ontzorgingsplan van Intellinet gaat trouwens nog verder en voorziet niet enkel in de implementatie van telefonie in Microsoft Teams, maar geeft jou of je netwerkbeheerder ook de mogelijkheid om zelf je telefooncentrale te beheren via een webportaal.

 

Wie niet klaar is om z’n oude set-up meteen volledig te verlaten, kan trouwens ook gradueel overstappen van z’n klassieke telefooncentrale naar Direct Routing. Welke aanpak je ook verkiest, bij Intellinet ben je verzekerd van een zeer voordelig betalingsplan, met formules gebaseerd op het verbruik van je bedrijf in plaats van forfaitaire bedragen. Deze efficiënte formules vermijden een overkill aan kosten en geven je een totaalbudget dat binnen je bedrijf kan verdeeld worden onder zeer actieve bellers en meer occasionele gebruikers.

Met de Direct Routing-oplossing van Intellinet in Microsoft Teams kies je dus voor maximale flexibiliteit en gebruiksgemak. Contacteer ons en wij maken samen een plan op, op maat van jouw bedrijf.

Thuiswerken door Cloud telefooncentrale

Thuiswerken door Cloud telefooncentrale

Cloud telefooncentrale maakt thuiswerken voor KMO’s mogelijk

KMO’s beslissen in regel om hun verouderde telefooncentrale te vervangen door … een nieuwe telefooncentrale. Nochtans bestaat er nu software die een telefooncentrale helemaal vervangt. Daarmee is het niet alleen goedkoper telefoneren, maar komen er ook allerlei mogelijkheden voor thuiswerken en beter samenwerken op afstand. Hieronder een aantal overwegingen en praktische tips.

Meer dan telefoneren

Telefoneren volstaat niet als communicatiemiddel. Er gaat veel tijd verloren met onbeantwoorde telefoontjes. Zoek daarom een oplossing voor efficiënt samenwerken. Dat houdt in dat je niet alleen goed communiceert met je collega’s op kantoor, maar ook met collega’s op een andere locatie, met klanten en partners. Dat kan met Unified Communications, waarbij je instant messaging (chat), e-mail, telefonie, audio- en videoconferencing samen gebruikt. Dankzij een presence-functie zie je meteen of iemand beschikbaar is en werk je overal samen in realtime, waar je je ook bevindt.

Welke software?

Er zijn slechts twee oplossingen die alle mogelijkheden bieden van Unified Communications en die je toelaten om je oude telefooncentrale compleet te verwijderen: Microsoft Lync en Cisco Jabber. Skype is geen optie, omdat het bestemd is voor particulieren of eenmanszaken en daardoor te weinig mogelijkheden heeft voor KMO’s. Lync en Jabber zijn de enige twee softwaretools op de markt die alle ‘toeters en bellen’ hebben voor professioneel gebruik. Cisco Jabber gebruikt de netwerkapparatuur en is wat duurder, terwijl Lync meer softwaregericht is. Het is ook perfect geïntegreerd met Microsoft Office, zodat het spontaner deel kan uitmaken van de werkomgeving. Bedrijven die al werken met Microsoft, kunnen het best opteren voor Microsoft Lync.

 

Of verplicht jezelf ertoe om regelmatig een activiteit te plannen, waarbij je jouw smartphone helemaal niet nodig hebt. Ga op pad of begin eindelijk eens in dat boek dat je vorig hebt gekocht, maar dat nu nog steeds op dezelfde plaats ligt. Er is geen enkele reden om je telefoon hierbij dichtbij te hebben.

 

Er komen ook meer en meer onderzoeken naar boven waarbij er een verband is tussen de effecten van schermen en je slaapgedrag. Maak dus je slaapkamer schermvrij. Zo word je ’s morgens ook niet onmiddellijk getriggerd om naar een scherm te grijpen om je social media te checken.

De eerste voorwaarde voor thuiswerken

Mensen laten thuiswerken zonder een software als Microsoft Lync lijkt ons echt geen goed idee. Voor de collega’s voelt het dan alsof de thuiswerker niet beschikbaar is. Hij of zij werkt geïsoleerd en is niet betrokken bij het werk op kantoor. Soms willen mensen net thuiswerken om zich ongestoord te kunnen concentreren op een dossier. In dat geval zet je je presence status op ‘niet storen’ zodat je collega’s weten dat je tijdelijk niet beschikbaar bent. De thuiswerker zelf kan wel vragen stellen aan collega’s wanneer hij bepaalde informatie nodig heeft.

Andere voordelen van Microsoft Lync

Bij een verhuis naar een andere locatie kunnen medewerkers direct aan de slag, zonder een vaste werkplek of geïnstalleerde kabels en telefoontoestellen. Ook nieuwe of tijdelijke medewerkers kunnen meteen van start gaan.

 

Voor overleg met klanten en partners hoef je je niet meer telkens te verplaatsen. Efficiënt vergaderen en kennis delen kan op afstand met behulp van videoconferencing en het delen van je pc-scherm. Zo kan je sneller en flexibeler werken en kan je je agenda ook beter indelen.

Waarom instant messaging?

Instant messaging is het perfecte communicatiemiddel om snel iets te vragen aan een collega zonder te veel te storen. E-mail is voor een korte vraag te weinig efficiënt en telefoneren te indringend. Denk vooral niet dat instant messaging uitsluitend geschikt is voor zogenaamd ‘hippe’ bedrijfssectoren als reclame en communicatie. Iedereen die veel samenwerkt met klanten en die intensief gebruikmaakt van pc’s, heeft baat bij instant messaging.

 

Toch last van drempelvrees? Vraag via een softwareleverancier om een demoversie en probeer Lync een paar weken uit. Als je beslist om naar Lync over te stappen, dan kan je leverancier zorgen voor de integratie van Lync in de bestaande IT-omgeving. Een bedrijf als Orbit One heeft naast die integratie ook aandacht voor change management en opleidingen, geïnspireerd door de eigen ervaring met Lync.

Misschien ook interessant voor jou?